Spits
Videovergaderen: 5 tips om het efficiënt aan te pakken
Kom op tijd
Een punt van ergernis is wachten op de andere deelnemers. Wachten in de online omgeving of aan de telefoon wordt vaak als storender ervaren dan wachten op een collega in een fysieke vergaderruimte.
Zoals je bij een ‘gewone’ vergadering een paar minuten voor aanvang richting de vergaderruimte loopt, log je bij een conference call iets voor de afgesproken tijd in.
Zorg voor een eenvoudige inlogprocedure
Meestal moeten deelnemers op elkaar wachten omdat ze te veel tijd kwijt zijn met inloggen. Om in te loggen bij een conference call, heb je vaak een inlogcode of link nodig. Stuur deze op tijd op, bijvoorbeeld in de agenda-uitnodiging.
Laat mensen uitspreken
Het is bij een online vergadering belangrijk om elkaar te laten uitspreken. Zeker als je elkaar niet ziet, gebeurt het geregeld dat deelnemers tegelijk reageren. Zoek naar een goed moment om de ander te onderbreken.
Kies een voorzitter of gespreksleider die telkens aangeeft van wie hij of zij een antwoord of reactie verwacht.
Vrouw is aan het telewerken met kind op schoot
Vermijd achtergrondgeluiden
Vervelende achtergrondgeluiden zoals blaffende honden, huilende baby’s, en een espressomachine die kabaal maakt, zijn erg irritant. Het is verstandig een rustige ruimte op te zoeken zonder al te veel achtergrondgeluid en waar je niet plotseling gestoord wordt. Laat huisgenoten op voorhand weten dat je in vergadering bent en gebruik indien mogelijk een hoofdtelefoon.
Tip: Zet je microfoon enkel open wanneer je aan het woord bent. Anders hoor je het geluid van alle deelnemende micro's door elkaar. Heel storend. Nog een voordeel: mensen laten elkaar dan ook vaker uitspreken.
Denk beeld!
Het woord zegt het zelf: beeldbellen. Dat betekent ook je kleding en achtergrond voor afleiding kunnen zorgen. Als je op beeld goed wilt overkomen, is het belangrijk een rustige (opgeruimde) achtergrond te kiezen en kleding aan te trekken die niet te veel afleidt.
Check voor je aan de vergadering begint wat er op je beeld te zien is. Hoe zit het met het licht, bijvoorbeeld. Zorg ervoor dat je gezicht goed belicht is. Vermijd rommel op je bureau of tafel, geen overvolle wasmand in de achtergrond.
