Welke regels bestaan er voor het opsturen van documenten?

Weinig regels

In ons land bestaan er geen wetten over wie recht heeft op originele documenten, op één uitzondering na. Bij contracten moeten er evenveel originele exemplaren opgesteld worden als er betrokken partijen zijn. Stel: je stelt een huurovereenkomst op. Dan zijn er twee officiële documenten nodig, één voor de huurder en één voor de verhuurder. In andere contexten, denk aan verzekeringen, is er geen wetgeving over wat mag en moet.

Fraude vermijden

De vraag om originele documenten op te sturen komt meestal van de verzekeringsmaatschappij en dat heeft een reden volgens Wauthier Robyns van Assuralia: "Meestal is een scan via mail voldoende. Maar het kan zijn dat de verzekeraar originele stukken opvraagt om dan afgestempeld terug te krijgen. Zo vermijden we dat consumenten eventueel bij meerdere verzekeringen gaan aankloppen voor een terugbetaling."

Dat is volgens Hans Graux een goed argument: "Men kan zeker de originelen opvragen als de tegenpartij verdacht wordt van bedrog. Bijvoorbeeld een vervalsing van een handtekening of het eisen van meerdere terugbetalingen."

Vermijd de post

Het is absoluut geen goed idee om originele exemplaren van belangrijke documenten op te sturen per post. Krijg je die vraag, check dan zeker bij de vragende partij of zij verplicht zijn om de originelen op te vragen. Zo niet, kan je voorstellen om een kopie via de post of een scan via mail op te sturen. 

Is dat geen optie? Probeer dan, indien mogelijk,  een fysieke afspraak te maken om de documenten te laten inkijken. Lukt dat ook niet dan kan je een regeling treffen dat de documenten uiteindelijk opnieuw bij jou terecht moeten komen. 

Digitalisering is belangrijk

Volgens Hans Graux zou de digitalisering een mogelijke oplossing kunnen zijn voor dit probleem. "Het is niet meer van deze tijd dat papiertjes per post worden uitgewisseld en opgestuurd. Als men structureler zou gaan werken met het uitwisselen van elektronische informatie, is dit probleem van de baan. Dan is het enkel nog een kwestie van te controleren wie aan die data kan. Je kan vandaag al makkelijk elektronisch je handtekening zetten op documenten via je e-ID of It's Me, dus waarom zou dit niet kunnen?"