Uitgeput na een online vergadering? Deze 7 tips kunnen je helpen

Dat we relatief weinig mentale rust krijgen door constant naar een scherm te staren, is geen verrassing. Als je daarnaast ook nog de ene na de andere e-mail binnenkrijgt, raakt je hoofd al helemaal afgeleid en oververhit. Ook het asynchrone is vermoeiend. "We horen mensen spreken, maar de gelaatsuitdrukking komt een fractie later. Onze hersenen moeten dat constant corrigeren", vertelt Lode Godderis. 

Maar er is nog iets dat online vergaderen vermoeiend maakt. En dat hebben we voor een groot deel aan onszelf te danken. "We zien onszelf de hele tijd op het scherm. Het lijkt wel of je continu een spiegel wordt voorgehouden. Daardoor worden veel mensen onzeker."

"Daarbovenop heb je het gevoel continu bekeken te worden door anderen. Mensen komen heel dichtbij, je ziet hun gezichten veel te close. We zijn jagers van nature. Onze ogen staan naar voren gericht. Als je in een gesprek lang naar elkaar staart, krijg je een indringend en bedreigend gevoel. In een normale, fysieke conversatie dwalen je ogen spontaan even af. In een online meeting staren we erop los. Dat leidt tot nog meer ongemak en stress."

7 tips voor online vergaderingen

Volgens Lode Godderis zijn er enkele makkelijke en effectieve tips om die online vermoeidheid tegen te gaan: 

1. Is die online vergadering écht nodig? Er zijn andere alternatieven om te converseren. Bij een één-op-één gesprek kan je beter kiezen voor een telefoongesprek, dat is minder vermoeiend. Of stuur een e-mail, dat werkt even goed. Probeer eens een vergaderwandeling als dat kan. Zo krijg je er nog wat gratis beweging bij. 
2. Bereid de meeting zo goed mogelijk voor. Maak een agenda en weet wat je wil zeggen. Hou het tempo erin. 
3. Zet tijdens een online vergadering alle andere applicaties uit. Denk aan je mailbox of online documenten. Dat is een van de grootste vermoeidheidsoorzaken.
4. Plan nooit meerdere online vergaderingen achter elkaar. Zorg voor voldoende variatie.
5. Bij bepaalde vergaderplatformen kan je je eigen beeld voor jezelf uitschakelen. Probeer dat eens. Zo zit je niet constant jezelf in het oog te houden en word je minder onzeker.
6. Kijk in de camera, niet naar het midden van het scherm. Plaats je camera-oog op ooghoogte. Als je praat, kijk dan recht in de camera. Maak van je camera-oogje een figuurtje met post-its. Zo vorm je een natuurlijk oogcontact. 
7. Wees expressiever. Het beeld en het geluid van een stem lopen vaak niet gelijk waardoor onze hersenen continu moeten corrigeren. Als je het met iemand eens bent, toon dat dan ook duidelijk. 

Het goede aan online vergaderen

Het is natuurlijk niet alleen kommer en kwel. Er zijn ook positieve kanten aan het verhaal. "Je verliest sowieso minder tijd dan wanneer iedereen zich moet verplaatsen om een vergadering bij te wonen. In een fysieke vergadering ontstaan ook sneller subgroepen die onderling beginnen te praten en zo de vergadering verstoren. Online verloopt alles meer straight forward."

Het zorgt ook voor sociale interactie. Je kan al sneller die nieuwe plant of sofa tonen aan je collega. Al vervangt het digitale natuurlijk nooit het fysieke.